I dette blog-indlæg deles erfaringer gjort i forbindelse med projektledelse, specifikt ”projekttavlen”. Spørgsmål/kommentarer, også gerne ideer til nye indlæg, er velkomne på LinkedIn (klik på link for at komme til opslaget).

Googles ”project management” (inkl. anførselstegn) fås ca. 190 millioner hits, hvilket indikerer projektledelse er et stort område. Derfor tager jeg afsæt i at projektet ”giver mening” og i det følgende vil fokus være på projekttavlen og spørgsmål, som er relevante i forhold til eksekveringen af projekterne. Strategiske og taktiske overvejelser, som

  • projektets fit i forhold til mission, strategi, kompetencer, og ressourcer,
  • organisationens projektmodenhed,
  • virksomheds- og projekt-kultur samt
  • spørgsmål om værdiskabelse for organisationen (ROI / IRR / NPV beregninger) og kunder

vil ikke blive berørt yderligere, men er selvsagt vigtige elementer i vurderingen af et projekt.

I det følgende tager jeg udgangspunkt i ”projekttavlen” (i disse corona tider kan det passende være en virtuel tavle i ”planner” i Microsoft Teams), da koordineringen af projektet sker her.

En simpel projekttavle indeholder i prioriteret rækkefølge:

  1. 3 trafiklys for tid, økonomi, og ressourcer
  2. Risks
  3. Aktioner
  4. Projektplan

Lad os starte med listens lavest prioritet. Det er ikke tilfældigt at ”projektplanen” er sidst på listen. Min erfaring er at det oftest er et værktøj for projektlederen selv. Om end et stærkt værktøj og rygraden i projektet, der skaber klarhed, overblik, og er en stor hjælp i projekt-kommunikationen og afprøvning af diverse scenarier. Men oftest så stoler ledelsen, projektejeren og projektdeltagerne på at projektlederen har styr på planen. Selvfølgeligt bør projektdeltagerne være involveret i projektplanlægningen, f.eks. i form en brainstorming seancer, hvor delleverancer og projektafhængigheder også bliver drøftet. Dette også for at skabe involvering og ejerskab hos projektdeltagerne. Men selve planen, og specielt detaljerne i den, plejer oftest at forblive projektlederens. Derfor dens sidste prioritet på projekts tavle.

Aktionerne er typisk inddelt i ”historiske” og ”nye”. De ”historiske aktioner” er aktioner, der følges op på, for at sikre de er blevet lukket i henhold til aftale. Lukket aktioner fjernes fra tavlen. Hvis man som projektleder oplever en ”mani” med, at aktioner ikke lukkes som aftalt, så kan bogen The Five Dysfunctions of a Team” af Patrick Lencioni varmt anbefales‎, da man her får 5 gode indgangsvinkler til, om der er mere end det, som møder øjet ved første blik. Er det tilfældet, bør man tage aktion herpå (mere herom nedenfor). For at sikre, at kommende aktiviteter er i øjenhøjde, så er ”nye aktioner” ofte aktiviteter allerede listet i projektplanen. Men ”nye aktioner” opstår også som følge af et ubesvaret spørgsmål. Hvis der tilløber ”for mange” nye aktioner, bør man som projektleder overveje om projektplanen skal opdateres eller reflekterer over ”er projektet i kontrol?”, evt. via ”5 x hvorfor”-teknikken.

Risks” kan håndteres som nummeret punkter i en 3×3 matrix, hvor man vandret afbilleder ”sandsynligheden (for en risk)” og lodret ”indvirkning (af en risk)” typisk målt i tid og/eller økonomi. I denne sammenhæng tænkes ikke på ”risks”, som behandlet i blogindlægget ”Risikoanalyse”, men på alt der kan have indflydelse på de 3 trafiklys ”tid, økonomi, og ressourcer”. Det kan være en god ide at afholde brainstorming seancer over ”risks”, og periodisk udfordre om nye risks er erkendt.

Mitigeringerne af de enkelte risks bliver ”aktioner” (evt. opdatering af projektplanen) eller en accept af risk’en.

Trafiklys for ”tid, økonomi, og ressourcer” er alle grønne, hvis projektet er ”on track”. Det er normalt fra tid til anden at være i gul eller rød på en eller flere af disse parametre, da der vil være en binding, som snærer eller ny indsigt påvirker projektet. Ved at acceptere en binding, kan man oftest få nogle gode mitigeringer/aktioner, f.eks. ved at stille spørgsmål a la ”givet vi har to måneder til at lukke denne aktivitet og en FTE, hvad skal vi så gøre for at være sikre på at nå det?

Skifter trafiklysene for ofte, så mangler der enten involvering fra ledelsen og/eller projektlederen står overfor de udfordringer som er beskrevet i Patrick Lenconi’s bog, nemlig

  1. mangel på tillid,
  2. konfliktskyhed,
  3. man forpligtiger sig ikke,
  4. ingen holder hinanden ansvarlige, eller
  5. manglende fokus på målet.

Er det tilfældet, så bør projektlederen tage aktion herpå. Afhængigt af virksomhedskultur og projektmodenhed bør dette være en del af den indledende ”aftale” der indgås mellem alle de projektinvolveret, nemlig ”hvis et af ovenstående 5 punkter observeres, så påtales det af projektdeltagerne”. Det kan også være nødvendigt, at indarbejde ”buffere” i projektplanen. Men ”buffere” er et tveægget sværd, da det kan resultere i mindre fokus, hvis deltagerne føler der er ”masser af tid”. Modtrækket hertil kan være indførelsen af flere (del-) leverancer, så der er kortere tid mellem disse og dermed letter det opfølgningen. ”Arbejdsmøder” kan også være et redskab. Specielt for deltagere, der har driftsansvar, kan off-site arbejdsmøder være givtigt. Projekt-fejringer og -bonusser også værd at have i værktøjskassen for at sikre fremdrift, engagement og ejerskab.

Har et team eksekveret nogle projekter sammen, kan de opleve at blive et high-performance team og derved ”overgå sig selv” (i trafiklys-sammenhæng betyder det længere ”grønne-bølger” – for nu at blive i trafikjargonen). Wikipedia lister karakteristika for high-performance teams. Man skal dog være opmærksom på, at når forholdene ændres eller teammedlemmer ind- eller udtræder af gruppen, så skal gruppen ”genfinde sig selv”, altså er teamet tilbage i ”forming” eller ”storming” i forming–storming–norming–performing modellen.

I det følgende listes spørgsmål, som jeg håber, vil hjælpe projektlederen til at reflekterer over projektet:

  • Stakeholder analyse
    • Hvem skal projektet overleveres til, og er de (tilstrækkeligt) involveret i projektet?
    • Hvem bliver påvirket af projektet, og er de (tilstrækkeligt) involveret i projektet?
    • Er der modstandere af projektet?
      • Er der vigtige stakeholders, skal det overvejes at gøre dem til en del af styregruppen eller selve projektet
      • Skyldes modstanden at det er en ”forandring”, så kan et pilotprojekt være vejen frem. Specielt for projekter, som implementerer løsninger, der kræver oplæring, kan pilotprojekter have den fordel at kommende ”superbrugere” oplæres, som en del af pilotprojektet og børnesygdomme elimineres
    • Hvorledes overleveres projektet, så der ikke opstår støj i organisationen efterfølgende?
  • Er der nye processer/systemer som projektet baseres på?
    • Vil aftestning af disse i for-projekter mindske risikoen?
  • Overlevering
    • Hvad er projektets mål?
      • For nye produkter, kan der her være en konflikt mellem R&D og produktionen. R&D’s mål kan være ”det første produceret emne”, mens produktionen ønsker stabil produktion ved større volumen.
      • For nyt udstyr, har projektet udelukkende ansvar for installation? Hvorledes sikres hand-over til daglig drift? Er driften klar til hand-over?
  • Når en konflikt opstår, hvad er så roden til konflikten? Er der en tredje vej (synergi/win-win), som er positiv for alle parter?
  • Hvad er organisations projektmodenhed og kultur?
    • Er der ofte eksekveret lignende projekter?
    • Er projektet baseret på ny teknologi? Ny for organisationen?
    • Hvilken betydning har det for tid, økonomi og ressourcer?
  • Projektdeltagere
    • Er der tegn på stress i projektet? Hvis ja, 5xhvorfor?
    • Ved ferie, sygdom, fratrædelse, hvem overtager så en deltagers opgaver?
      • Tager projektplanen højde for ferie, helligdage og andet fravær (f.eks. kursusdeltagelse)?
    • For projektdeltagere/ressourcer, er alle interessenter enige om den (samme) procentuelle belastning/forbrug i projektet?
  • Givet vi har identificeret disse X risks (de risks som er på projekttavlen), er vi så sikre på at projektet eksekveres som planlagt i henhold til tid, økonomi og ressourcer?
    • Hvis ikke, så har vi erkendt nye risks

Har du ”spørgsmål” som du mener bør medtages i ovenstående liste, så skriv endeligt en kommentar!